Gemeinsame öffentliche Bekanntmachung der Kreisverwaltung Mainz-Bingen und der Stadt Bingen am Rhein

Zweckvereinbarung über die Durchführung von IT-Dienstleistungen für die Schul-IT der beteiligten Kommunen abgeschlossen

Der Landkreis Mainz-Bingen und die Stadt Bingen am Rhein sowie die Verbandsgemeinden Bodenheim, Gau-Algesheim, Nieder-Olm, Rhein-Nahe, Rhein-Selz und Sprendlingen-Gensingen haben eine Zweckvereinbarung über die Durchführung von IT-Dienstleistungen für die Schul-IT der beteiligten Kommunen und sonstigen Körperschaften des Öffentlichen Rechts im Landkreis Mainz-Bingen geschlossen.

Die o.a. Zweckvereinbarung vom 02.11.2020 wurde von der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion Trier mit Schreiben vom 13.04.2021 gemäß § 12 Abs. 2 des Landesgesetzes über die kommunale Zusammenarbeit genehmigt und wird hiermit öffentlich bekannt gemacht:

Ingelheim, den 20.04.2021
Dorothea Schäfer
Landrätin    

Bingen, den 20.04.2021
Thomas Feser
Oberbürgermeister


Zweckvereinbarung über die Durchführung von IT-Dienstleistungen für die Schul-IT der beteiligten Kommunen und sonstigen Körperschaften des Öffentlichen Rechts im Landkreis Mainz-Bingen

Der Landkreis Mainz-Bingen, vertreten durch die Landrätin, Georg-Rückert-Straße 11,  55218 Ingelheim am Rhein und 

die Stadt Bingen, vertreten durch den Oberbürgermeister, Burg Klopp, 55411 Bingen/Rhein sowie

die Verbandsgemeinde Bodenheim, vertreten durch den Verbandsbürgermeister, Am Dollesplatz 1, 55294 Bodenheim sowie 

die Verbandsgemeinde Gau-Algesheim, vertreten durch den Verbandsbürgermeister, Hospitalstraße 22, 55435 Gau-Algesheim sowie 

die Verbandsgemeinde Nieder-Olm, vertreten durch den Verbandsbürgermeister, Pariser Str. 110, 55268 Nieder-Olm sowie 

die Verbandsgemeinde Rhein-Nahe, vertreten durch den Verbandsbürgermeister, Koblenzer Str. 18, 55411 Bingen-Bingerbrück sowie 

die Verbandsgemeinde Rhein-Selz, vertreten durch den Verbandsbürgermeister, Sant´ Ambrogio-Ring 33, 55276 Oppenheim sowie 

die Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen, vertreten durch den Verbandsbürgermeister, Elisabethenstraße 1, 55576 Sprendlingen  

schließen im Sinne der interkommunalen Zusammenarbeit auf der Grundlage der §§ 1, 12 und 13 des Landesgesetzes über die kommunale Zusammenarbeit (KomZG) vom 22.12.1982 (GVBl. 1982, S. 476), zuletzt geändert durch Artikel 14 des Gesetzes vom 02.03.2017 (GVBl. S. 21) nachfolgende Zweckvereinbarung über die Durchführung von IT-Dienstleistungen für Schulen:

Präambel
Als Schulträger nach § 76 Schulgesetz (SchulG) obliegt es den kreisangehörigen Kommunen, für den IT- Support zur Aufrechterhaltung und Entwicklung des schulischen IT-Betriebes (im Folgenden: „Schul-IT“) als Sachbedarf im Sinne des § 74 Abs. 3 SchulG Sorge zu tragen. Im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit wird der Landkreis Mainz-Bingen, der für die Schulen in seiner Trägerschaft die gleiche Aufgabe wahrzunehmen hat, den schulischen IT-Support zugleich für die kreisangehörigen Kommunen und für sonstige Körperschaften des Öffentlichen Rechts mit Schulträgerfunktion übernehmen. Ziel dieser Zweckvereinbarung ist es, Synergien zu nutzen und Leistungen kostengünstig und effizient zu erbringen.

Deshalb wird die Kreisverwaltung Mainz-Bingen als Verwaltungsbehörde des Landkreises Mainz-Bingen im Rahmen der durch diese Zweckvereinbarung begründeten interkommunalen Zusammenarbeit einen gebietsübergreifenden IT-Support zur Aufrechterhaltung und Entwicklung der IT-Infrastrukturen im Bereich der pädagogischen Netzwerke an den Schulen in Trägerschaft der kreisangehörige Kommunen und sonstige Körperschaften des Öffentlichen Rechts mit Schulträgerfunktion einrichten.

1 Gegenstand der Zweckvereinbarung

Der Auftraggeber überträgt für die Schulen in seiner Trägerschaft die anfallenden IT-Supportaufgaben zur Aufrechterhaltung und Entwicklung der IT-Infrastrukturen im Bereich der pädagogischen Netzwerke an den Auftragnehmer. Eine Änderung der jeweiligen gesetzlichen Zuständigkeiten der Auftraggeber sowie des Auftragnehmers sind mit dieser Aufgabenübertragung nicht verbunden.
   
2 Art und Umfang der IT-Supportleistung

  • Der Auftragnehmer wird ab der Wirksamkeit dieser Zweckvereinbarung den IT-Support aller IT-Komponenten im Bereich des Pädagogischen Netzwerkes der Schulen in Trägerschaft des Auftraggebers durchführen.
  • Der Auftragnehmer wird als IT-Support insbesondere die folgenden Serviceleistungen erbringen, jeweils nach Maßgabe des IT-Supportkonzeptes der Kreisverwaltung Mainz-Bingen und des Service Level Agreements (SLA).
       
  • Allgemeine Leistungen:
    • Ticketannahme via Telefon - Hotline sowie via Ticketsystem
    • Erreichbarkeit in der Regelarbeitszeit
    • Schulung der Multiplikatoren an den Schulen
    • Beratung der Schulen und Sachkostenträger bei Hard- und Softwareinvestitionen sowie Beschaffung
    • Beratung der Sachkostenträger im Rahmen der Haushaltsaufstellung
    • Beratung der Kommunen / Schulen hinsichtlich Planung, Beschaffung, Installation sowie Erweiterung der schulischen Netzwerke
    • Unterstützung bei IT-Projekten
  • Betreuung Modulares Netzwerk für Schulen (MNS+) / GS-Box:
    • Installation / Neuinstallation von MNS+ / GS-Box auf Serverhardware und Schülerarbeitsplätzen (Clients)
    • Support für MNS+ und GS-Box
  • Neue Medien:
    • Einbindung und Verwaltung von Apple iPads
    • Einbindung und Support der WLAN- Infrastruktur
    • Einbindung und Support von Projektoren, Steuerungsgeräten sowie interaktiven Tafelsystemen
  • Administration und Tagesbetrieb:
    • Netzwerksupport (Switche, Router, etc.)
    • Installation, Konfiguration sowie Inbetriebnahme von Hard- und Softwarelösungen
    • Wartung und Betreuung der in dem Service Level Agreement vereinbarten Systeme und Lösungen
    • Analyse und Lösung von Problemen, die sich durch die Nutzung von Hard- und Softwaretechnik vor Ort ergeben
  • Die unter Absatz 2 genannten Serviceleistungen werden in der Regel nicht für IT-Geräte und Software Dritter erbracht, insbesondere nicht für private Geräte der Schülerinnen und Schüler oder der Lehrkräfte. Ausgenommen hiervon sind nur die Geräte oder die Software, die in dem beigefügten Service Level Agreement ausdrücklich aufgeführt sind, es können hierbei auch Geräte und Software im Eigentum eines Fördervereins in den Service Level Agreement aufgenommen werden. Dies bedarf der vorherigen Einwilligung des Auftragnehmers.
  • Die Erbringung der nach Absatz 2 genannten Serviceleistungen erfolgt nicht für Peripheriegeräte, wie Maus und Tastaturen, sowie für Ersatz von Verbrauchsmaterial wie Toner oder ähnliches.

  • Die Haushaltsplanungen für den IT-Bereich obliegen dem Auftraggeber. Dieser wird die Planungen rechtzeitig im Benehmen mit dem Auftragnehmer vornehmen.
       
  • Die Vertragsparteien streben die Nutzung von Synergien bei der Beschaffung von IT-Ausstattungen, insbesondere durch die Inanspruchnahme von Rahmenverträgen des Landes Rheinland-Pfalz an. Soweit benötigte IT-Ausstattungen nicht über Rahmenverträge anderweitig beschafft werden können, hat der Auftraggeber die rechtskonforme Beschaffung in eigener Zuständigkeit nach Maßgabe des § 3 Abs. 3 dieser Zweckvereinbarung sicherzustellen. Dies gilt auch für Ersatzbeschaffungen oder Neubeschaffungen, um sicherzustellen, dass diese von dem IT-Support umfasst werden können
       
  • Die Vertragspartner sind verpflichtet, sich gegenseitig unverzüglich auf relevante Änderungen in Bezug auf die vorhandene IT- Infrastruktur oder den Stand der Technik hinzuweisen, sofern diese Änderungen einen erkennbaren maßgeblichen Einfluss auf die Durchführung von Support- und sonstige Serviceleistungen sowie den Regelbetrieb haben können.
       
  • Der Auftragnehmer wird den IT-Support nach dieser Zweckvereinbarung in der Regel per Fernwartung von den Standorten der Kreisverwaltung Mainz-Bingen durchführen. Sofern Tätigkeiten vor Ort erforderlich sind, werden diese grundsätzlich nach vorheriger Abstimmung mit der jeweiligen Schule durchgeführt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, im Benehmen mit dem Auftraggeber einzelne IT-Supportleistungen durch Dritte ausführen zulassen.
       
    3 Pflichten des Auftraggebers
  • Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer zu Beginn der Laufzeit dieser Vereinbarung als Grundlage und Voraussetzung des IT-Supports eine Dokumentation aller vorhandenen IT-Geräte und der vorhandenen Software vorlegen.

Diese Dokumentation erfasst alle bei dem Auftraggeber vorhandenen IT-Systeme sowie deren Subkomponenten und wird vom Auftraggeber dem Auftragnehmer zusätzlich in einer weiter bearbeitbaren Form zur Verfügung gestellt, beispielsweise als Excel Datei. Diese Dokumentation ist durch den Auftraggeber regelmäßig zu aktualisieren, insbesondere bei zusätzlich beschafften Komponenten oder Ersatzbeschaffungen.

Der Auftraggeber stimmt der digitalen Erfassung und Verarbeitung dieser Dokumentation durch den Auftragnehmer mittels CMDB (softwarebasierte Konfiguration Management Database) zu. Sofern damit eine Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden ist, holt der Auftraggeber die erforderliche Zustimmung der Betroffenen ein.

  • Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer die für den IT-Support erforderlichen Unterlagen sowie alle Zugangsdaten zu den IT-Systemen zur Verfügung und gewährleistet den Zugang zu allen technischen IT-Einrichtungen der Schule.
        
  • Der Auftraggeber wird im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel die durch den Auftragnehmer vorgegebenen Standards für die IT-Ausstattung an den Schulen unverzüglich beschaffen und einsetzen. Die Anschaffung und der Einsatz von IT-Ausstattungen außerhalb der IT-Standards des Auftragnehmers sind zuvor abzustimmen und bedürfen einer schriftlichen Einwilligung des Auftragnehmers, um einen ordnungsgemäßen IT-Support zu gewährleisten. Fehlt es an dieser Einwilligung und ist die beschaffte IT-Ausstattung nicht systemkompatibel, ist der Auftragnehmer nicht zum IT-Support verpflichtet.
       
  • Der Auftraggeber benennt dem Auftragnehmer mindestens einen Ansprechpartner für Koordinationsaufgaben auf seiner Seite sowie mindestens einen weiteren Ansprechpartner an der Schule für entsprechende Koordinierungen vor Ort.
       
    4 Gemeinsame Pflichten
       
  • Die technischen Einzelheiten zur Durchführung des IT-Supports im Sinne dieser Zweckvereinbarung einschließlich der zukünftigen Planungen werden zwischen dem jeweiligen Auftraggeber und dem Auftragnehmer abgestimmt. Die hierzu erforderlichen Jahresgespräche finden nach gemeinsamer Abstimmung zweimal pro Kalenderjahr (1. Quartal sowie 4. Quartal zur Haushaltsplanung) statt.
       
    5 Kostenerstattung
        
  • Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer die Kosten, die diesem aufgrund der Durchführung der gem. § 1 dieser Zweckvereinbarung übertragenen Aufgaben entstehen, erstatten. Näheres regelt die Zusatzvereinbarung zu dieser Zweckvereinbarung.
       
  • Zur Erstattung der Kosten wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer kalenderjährlich einen Pauschalbetrag je Schüler/Schülerin an der jeweiligen Schule, an der der IT-Support erbracht wird, entrichten. Dieser Pauschalbetrag wird für jedes Kalenderjahr der Geltung dieser Zweckvereinbarung nach der amtlichen Schülerstatistik vom Auftragnehmer festgelegt.
       
  • Der für ein Kalenderjahr (Haushaltsjahr) geltende Pauschalbetrag je Schülerin/Schüler wird dem Auftraggeber jeweils bis zum 30.11. des Vorjahres mitgeteilt und zwar unter Vorlage einer Kostenkalkulation, die die tatsächlichen Personalkosten, die Sach- und Gemeinkosten nach Abs. 2 sowie die anhand der amtlichen Schülerstatistik festgestellte, der Kostenerstattung zugrundeliegende Gesamtschülerzahl aufweist. Die Kostenkalkulation, die dem Pauschalbetrag zu Grunde liegt, der im ersten Kalenderjahr der Wirksamkeit dieser Zweckvereinbarung erhoben wird, dient als Grundlage und Richtwert der nachfolgenden Kostenkalkulationen.
        
  • Der Auftraggeber wird in jedem Jahresquartal, nämlich bis zum 15. Kalendertag des zweiten Quartalsmonats, eine gleiche Teilzahlung auf die Kostenerstattung gemäß dieser Bestimmung entrichten.
       
    6 Datenschutz und Vertraulichkeit
       
  • Die gesamte Durchführung des IT-Supports erfolgt unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
       
  • Der Auftragnehmer wird sämtliche, von dem Auftraggeber oder den Schulen zur Verfügung gestellten Daten und Dokumente oder sonstige mündliche, schriftliche oder sonst verfügbar gemachte Informationen vertraulich behandeln.
      
    7 Haftung
       
  • Für Schäden, die dem Auftraggeber durch die IT-Dienstleistungen nach dieser Zweckvereinbarung entstehen, haftet der Auftragnehmer nach den gesetzlichen Regelungen und nach Maßgabe dieser Bestimmung.
  • Der Auftragnehmer haftet nicht für Fehler, Störungen oder Schäden durch unsachgemäße Bedienung, durch die Verseuchung von Softwarekomponenten oder durch die Verwendung ungeeigneter Organisationsmittel, soweit diese vom Auftraggeber oder von der Schule verursacht werden; gleiches gilt für die Verwendung von schadenverursachenden Datenträger oder schadhafter Hardwarekomponenten sowie für Schäden durch eine fehlerhafte Datensicherung. Ebenso ist die Haftung des Auftragnehmers für die Einhaltung von Lizenzbestimmungen oder die Geeignetheit von Software, die der Auftraggeber ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung des Auftragnehmers angeschafft und eingesetzt hat, ausgeschlossen.
      
    8 Wirksamkeit, Laufzeit und Kündigung der Zweckvereinbarung
       
  • Die Zweckvereinbarung wird am Tage nach der letzten öffentlichen Bekanntmachung der kommunalen Beteiligten dieser Zweckvereinbarung, frühestens jedoch zum 07.2020 wirksam und läuft auf unbestimmte Zeit.
       
  • Eine Kündigung kann von jeder Partei, vom Auftragnehmer gegenüber einzelnen Auftraggebern oder gegenüber allen gemeinsam, mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Kalenderjahres erfolgen. Die Kündigung durch oder gegenüber einzelnen Auftraggebern berührt die Wirksamkeit der Zweckvereinbarung für die anderen Parteien nicht. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung jeder Partei wird von dieser Bestimmung nicht berührt.
       
  • Die Parteien können diese Zweckvereinbarung gemeinsam im gegenseitigen Einvernehmen aufheben.
       
    9 Schlussbestimmungen und Salvatorische Klausel
       
  • Änderungen oder Ergänzungen dieser Zweckvereinbarung bedürfen der Schriftform. Diese Bestimmung kann ebenso nur schriftlich abgeändert oder ergänzt werden.
       
  • Die erforderliche Genehmigung der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion wird durch den Auftragnehmer beantragt.
       
  • Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, oder sollte sich in diesem Vertrag eine Lücke befinden, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige als wirksame Bestimmung vereinbart, die dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Im Falle einer Lücke gilt diejenige Bestimmung als vereinbart, die dem entspricht, was nach dem Zweck dieser Vereinbarung vereinbart worden wäre, hätten die Parteien dies von vornherein bedacht.

Bingen, den 16.10.2020
Thomas Feser
Oberbürgermeister 

Bodenheim, den 27.10.2020
Dr. Robert Scheurer
Verbandsbürgermeister

Gau-Algesheim, den 20.10.2020
Benno Neuhaus
Verbandsbürgermeister

Nieder-Olm, den 27.10.2020
Ralph Spiegler
Verbandsbürgermeister

Bingen-Bingerbrück, den 20.10.2020
Karl Thorn
Verbandsbürgermeister 

Oppenheim, den 26.10.2020
Klaus Penzer
Verbandsbürgermeister

Sprendlingen, den 26.10.2020
Manfred Scherer
Verbandsbürgermeister

Ingelheim, den 02.11.2020
Dorothea Schäfer
Landrätin

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